Досвід Zeeks у залученні аутстаф спеціалістів

У сучасному динамічному бізнес-середовищі моделі співпраці швидко адаптуються під нові потреби ринку. Одним із таких рішень став аутстаф, що дозволяє компаніям отримувати необхідні навички та експертизу без необхідності укладати довгострокові угоди та адміністративних витрат. Аутстафінг особливо популярний у сфері IT, де гнучкість у масштабуванні команди є критично важливою.

У цій статті ми розповімо про те, як Zeeks реалізував аутстаф-співпрацю та адаптував цю модель під свої потреби. Ми поділимося причинами впровадження, особливостями найму та управління спеціалістами на аутстафінгу, а також окреслимо основні переваги та виклики цього підходу. Досвід Zeeks може стати корисним прикладом для інших компаній, які прагнуть оптимізувати свої ресурси та ефективніше організувати роботу команд.

Для початку згадаємо, що ж таке аутстаф:

Аутстафінг (Outstaff) — це модель зайнятості, за якої спеціалісти працюють на компанію-замовника, але формально є співробітниками іншої компанії (провайдера послуг). У такому форматі провайдер бере на себе адміністративні й кадрові обов’язки, як-от оформлення трудових відносин, виплату заробітної плати, податкові питання тощо. Водночас спеціалісти залишаються інтегрованими в команди замовника, працюючи над його проєктами, як частина внутрішнього штату.

Послугами аутстафінгових компаній користується багато компаній-замовників, зокрема, IT-компанії, що займаються розробкою, основним бажаним спеціалістом яких є програміст. 

Цей підхід дає можливість компаніям гнучко збільшувати чи скорочувати команду без довготривалої співпраці і великих витрат на кадрове адміністрування, а також дозволяє фокусуватися на ключових бізнес-процесах.

В Zeeks ми надихнулись практиками аутстафінгу й запровадили опцію залучення таких спеціалістів для будь-яких команд: від розробки та маркетингу до фінансів, HR та Operations.

Тож, далі розповімо, як аутстафінг реалізований в Zeeks, які є переваги та недоліки такого формату співпраці з фахівцями.

Чому виникає необхідність найму позаштатних спеціалістів

Ініціація аутстафінгу в Zeeks може бути обумовлена з наступних причин:

• Наявність проєктних задач і необхідність залучення спеціаліста до співпраці на обмежений термін: проєктна робота, сезонні навантаження на бізнес-процеси, експериментальні проєкти, які не гарантують довгострокової співпраці спеціалістам.
• Необхідність забезпечити виконання окремого перманентного процесу, який не передбачає full-time співпраці у звʼязку з невеликим обсягом роботи.
• Потреба в оптимізації витрат окремих команд для забезпечення функціонування бізнес-процесів.
• Необхідність у підсиленні команд в періоди підвищеного навантаження або делегування задач невисокої складності як альтернатива залученню аутсорс-підрядників.

Як організувати процес аутстафінгу

Для того, аби забезпечити чіткий, стандартний і прозорий процес співпраці через аутстафінг з фахівцями, в компанії має бути сформована, узгоджена і прокомунікована чітка політика щодо залучення спеціалістів через аутстаф. В політиці мають бути чітко визначені зони відповідальності, призначені відповідальні особи та узгоджені їх обовʼязки, зафіксовані умови співпраці з позаштатними спеціалістами.

Основні аспекти аутстафінгу, які варто зафіксувати в політиці:

• Пошук кандидатів на позаштатні позиції.Необхідно визначити, хто відповідальний за пошук, оцінку та відбір кандидатів. В даний процес може бути залучена рекрутинг команда компанії або ж дана функція може лежати безпосередньо на менеджері, в команду якого потрібен фахівець. В Zeeks за пошук аутстаф-спеціалістів відповідають безпосередньо менеджери, які співпрацюватимуть з такими спеціалістами, однак в окремих узгоджених випадках може залучатися команда рекрутингу.
• Забезпечення корпоративними ресурсами компанії та соціальним пакетом.Однією з переваг співпраці в аутстаф-форматі зі спеціалістами для компанії є зменшення корпоративних витрат на їх забезпечення. При такому форматі співробітництва фахівці не забезпечуються такими умовами, як: робочі місця і доступ до офісів; корпоративна техніка і засоби звʼязку; окремі корпоративні інструменти чи програмне забезпечення, яке є обовʼязковим для штатних спеціалістів; компенсацію податків; компенсацію відпусток і лікарняних; соціальний пакет і бенефіти, що передбачені для штатних спеціалістів; підтримка HR-команди.
• Юридичні аспекти співпраці.Компанія має чітко визначити можливі варіанти правового оформлення співробітництва з позаштатними спеціалістами, розробити типові шаблони договорів про співпрацю, а також угоди про нерозголошення конфіденційної інформації. Також, важливо визначити відповідальних осіб (зазвичай це представники юридичної команди), які повинні забезпечувати процес складання, підписання угод з позаштатними спеціалістами, а також відповідати за збереження документації.
• Порядок виплати винагороди. В компанії мають бути визначені й зафіксовані можливі опції для виплати винагороди позаштатним спеціалістам за надані послуги. Також, важливо зафіксувати процес виплати винагороди фахівцям і осіб, відповідальних за своєчасність виплат, аби уникнути непорозумінь, адже, за виплати штатним фахівцям компаній зазвичай відповідальні команди фінансів та/або HR. Однак, ці команди можуть не взаємодіяти зі спеціалістами на аутстафінгу.

Переваги аутстафінгу

Для компаній:

• Оптимізація витрат на наймання, утримання, розвиток, забезпечення спеціалістів соцпакетами, корпоративними ресурсами, адміністративних витрат.
• Зменшення операційного навантаження на сервісні команди (HR, фінанси).
• Можливість змінювати розмір команди відповідно до потреб проєктів, без необхідності проводити традиційний процес найму і звільнення.
• Залучення зовнішньої експертизи, яка не завжди доступна у внутрішній команді.

Для фахівців:

• Гнучкість у роботі: Формат аутстафінгу найчастіше передбачає тільки віддалену роботу й гнучкий графік, що дозволяє фахівцям зручніше розподіляти свій час.
• Можливість комбінувати зайнятість з іншими проєктами, оскільки часто позаштатний формат не передбачає повної зайнятості та не забороняє спеціалістам мати додаткову зайнятість.
• Відсутність корпоративної бюрократії: Спеціалісти на аутстафінгу, як правило, не залучені в корпоративну ієрархію й адміністративні процеси, зосереджуючись на практичних завданнях, що зменшує стрес і витрати часу на внутрішні процедури.

Недоліки аутстафінгу

Для компаній:

• Контроль залученості спеціалістів: Спеціалісти на аутстафінгу формально не є співробітниками компанії, тому вони не зобов’язані дотримуватися її внутрішніх правил чи корпоративного розкладу. Крім того, вони можуть одночасно брати участь в інших проєктах, що може впливати на рівень їхньої залученості до роботи над завданнями компанії, створюючи для менеджерів виклики у забезпеченні достатнього рівня залученості й ефективності роботи таких спеціалістів.
• Питання конфіденційності та безпеки даних: Оскільки спеціалісти не є співробітниками організації, існує ризик витоку конфіденційної інформації або втрати контролю над даними.

Для фахівців:

• Відсутність повного доступу до ресурсів компанії: Спеціалісти на аутстафінгу мають обмежений доступ до внутрішніх систем або ресурсів.
• Юридичні й соціальні гарантії: Такі фахівці не завжди отримують повний пакет соціальних пільг і прав, доступних штатним спеціалістам, а їх співпраця з компанією може мати недовготривалий характер.
• Обмежена комунікація і доступ до інформації: Зазвичай вони мають обмежений доступ до інформації, необхідної для виконання задач. Також, позаштатні спеціалісти мають обмежене коло комунікації зі штатними фахівцями компанії, не залучені в усі процеси організації, її корпоративну культуру.

Модель аутстафінгу стала для Zeeks важливим інструментом у побудові гнучкої та адаптивної команди. Завдяки цьому підходу компанія може оперативно залучати спеціалістів на проєктній основі, оптимізувати витрати та зосереджуватися на ключових бізнес-процесах. Попри певні виклики, як-от питання інтеграції та контролю, досвід Zeeks показав, що правильна організація процесу та продумана політика взаємодії з аутстаф спеціалістами дозволяють досягати позитивних результатів.

Майбутнє аутстафінгу в Zeeks виглядає перспективним: компанія планує продовжувати розвиток цього формату, залучаючи таланти з різних сфер і підтримуючи ефективність своєї роботи. Цей досвід є корисним не лише для нас, а й може стати орієнтиром для інших організацій, що прагнуть зберегти свою гнучкість та конкурентоспроможність на швидкоплинному ринку.